Prost Mahlzeit! Verpflegungszuschüsse des Arbeitgebers

 

 

Egal ob verbilligte Mahlzeiten in der Betriebskantine oder Zuschüsse zu den arbeitstäglichen Mahlzeiten - der geldwerte Vorteil aus dieser Zuwendung des Arbeitgebers unterliegt grundsätzlich der Lohnsteuer und gegebenenfalls auch der Sozialversicherung. Das Besondere: Nicht der Zuschuss des Arbeitgebers oder der tatsächliche Wert der Mahlzeit ist als Arbeitslohn zu versteuern und (ggf.) zu verbeitragen. Die arbeitstäglichen Mahlzeiten sind vielmehr mit den (in der Regel niedrigeren) amtlichen Sachbezugswerten anzusetzen, die jedes Jahr auf Grundlage der maßgebenden Verbraucherpreisentwicklung neu festgelegt werden. Im Jahr 2019 ist ein Frühstück mit 1,77 Euro und ein Mittag- oder Abendessen mit 3,30 Euro anzusetzen.

Mahlzeiten dürfen dabei nur für tatsächliche Arbeitstage des Arbeitnehmers vergünstigt abgegeben bzw. bezuschusst werden. Grundsätzlich trifft den Arbeitgeber die Nachweispflicht. Aus Vereinfachungsgründen darf der Arbeitgeber aber, ohne die Abwesenheit des Arbeitnehmers einzeln nachweisen zu müssen, bis zu 15 Mahlzeiten im Monat bezuschussen.

Der Arbeitgeberzuschuss darf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen. Und es gibt noch eine zweite Grenze: Der Arbeitgeberzuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert je Mahlzeit maximal um 3,10 Euro übersteigen. Für 2019 bedeutet dies, dass ein Arbeitgeber für ein Mittagessen einen Zuschuss von höchstens 6,40 Euro (3,30 Euro Sachbezugswert + 3,10 Euro) zahlen darf.

Beispiel:
Ein Arbeitgeber zahlt für die Mittagsmahlzeiten monatlich 75 Euro (15 Mittagessen zu je 5 Euro).
Da der maximale Zuschusswert von 6,40 Euro nicht überschritten wird, ist der geldwerte Sachbezug in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes von 49,50 Euro (15 Tage x 3,30 Euro) als Arbeitslohn individuell zu besteuern und zu verbeitragen. Alternativ kann der Arbeitgeber die arbeitstägliche Mahlzeit pauschal mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag besteuern. In diesem Fall entfällt die Sozialversicherungspflicht.

Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern den geldwerten Sachbezug. Leistet der Arbeitnehmer also einen Zuschuss in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes, muss für den Mahlzeitenzuschuss nichts versteuert werden und es fallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer bestellt zum Mittagessen bei einem Lieferdienst eine Pizza für 7,50 Euro. Sein Arbeitgeber beteiligt sich mit 4,20 Euro an den Kosten. Der Arbeitnehmer reicht der Lohnabteilung den Kassenbon des Pizza-Lieferservice ein.
Für die Lohnabrechnung darf die Pizza mit dem gesetzlichen Sachbezugswert in Höhe von 3,30 Euro bewertet werden. Da der Arbeitnehmer selbst einen Kostenanteil in Höhe vom 3,30 Euro trägt (Preis der Pizza 7,50 Euro abzüglich Arbeitgeberzuschuss von 4,20 Euro), mindert sich der steuerpflichtige Sachbezug auf 0,00 Euro. Somit fallen weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge an.

Abwandlung:
Der Arbeitgeber beteiligt sich mit 6,40 Euro an der Pizza, so dass der Arbeitnehmer nur noch einen Eigenanteil in Höhe von 1,10 Euro trägt.
Die Zuzahlung des Arbeitnehmers mindert zwar auch den Sachbezugswert. Es verbleibt jedoch noch ein lohnsteuer- und beitragspflichtiger Sachbezug in Höhe von 2,20 Euro (3,30 Euro abzüglich 1,10 Euro), der entweder als Arbeitslohn individuell zu versteuern ist oder alternativ vom Arbeitgeber pauschal (25 %) versteuert werden kann.

Während in einer Betriebskantine relativ einfach die Voraussetzungen für Mahlzeitenzuschüsse sichergestellt werden, ist dies bei Zuschüssen für den Einkauf von Lebensmitteln für die Mittagsmahlzeit schwieriger. Denn Voraussetzung ist, dass der Zuschuss täglich für sofort verzehrbare Mahlzeiten oder für Lebensmittel, die zum unmittelbaren Verzehr geeignet und zum Verbrauch in den Essenpausen auch bestimmt sind, verwendet wird. Werden Mahlzeiten oder Lebensmittel dagegen auf Vorrat gekauft, weil z.B. die Abpackung zu groß für eine Mahlzeit ist, soll es sich nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht mehr um begünstigte Mahlzeiten handeln und der Zuschuss des Arbeitgebers wird teilweise zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Barlohn. Denn pro Arbeitstag und bezuschusster Mahlzeit kann immer nur eine Mahlzeit mit dem günstigen Sachbezugswert berücksichtigt werden. Auch die Flasche Öl oder Salatdressing, die unstreitig für mehrere Mahlzeiten genutzt wird, gefährdet die Bewertung als Mahlzeit mit dem Sachbezugswert.

Tipp: Auch Arbeitnehmern, die im Home-Office beschäftigt sind oder weniger als sechs Stunden täglich arbeiten, so dass ihnen keine rechtliche Arbeits- und Ruhepause zusteht, darf ein Zuschuss zu den arbeitstäglichen Mahlzeiten gezahlt werden, der mit dem Sachbezugswert bewertet werden kann.

(Stand: 04.03.2019)

 

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